Vaatimustenmukaisuus ja kustannukset kuljetuslogistiikassa

Vaatimustenmukaisuus ja kustannukset kuljetuslogistiikassa. Fargo Systems haluaa jakaa tietoa oheisella julkaisulla, miksi säännösten noudattaminen on tärkeä osa menestyvää kuljetusliiketoimintaa, miten sen TOPS-kalustonhallintamoduuli tukee asiakkaita heidän vaatimustenmukaisuutensa toteutumisessa ja joista ovat vastuussa liikennekomissaarin julkisissa kyselyissä.

Logistiikka-alan sujuva toiminta on elintärkeää maan taloudelliselle menestykselle ottaen 10 % osuuden Yhdistyneen kuningaskunnan rahoitusalan ulkopuolisesta liiketoiminnasta, aikaisemmin logistiikkasektorin sujuva toiminta ei ole ollut näin tärkeässä roolissa. Yli 205 000 logistiikkayritystä eri puolilla maata käyttäen kalustoa, joka täyttää vaatimukset, on ehdoton edellytys maineen ylläpitämiselle ja liiketoiminnan jatkamiselle.

Vaatimustenmukaisuuden kustannukset

Ison-Britannian johtavana intermodaalinkuljetusten ohjelmistotoimittajana Fargo Systems ymmärtää vaatimukset sekä lainsäädännölliset elementit, että turvallisen ja liikennekelpoisen kaluston kustannussäästö- ja tehokkuusedut.

Fargo Systems projektijohtaja Jim Slade sanoo: ”Hyvin huolletut ajoneuvot estävät suunnittelemattomat huollot, jotka voivat olla kalliita ja aiheuttaa häiriöitä palveluun. Tiedot ovat aina saatavilla, joista käy ilmi, että olennaiset tarkastukset on suoritettu tiettyjen vaatimusten mukaisesti, muodostavat auditoitavan tiedon, joka on tarpeen kuljetuskaluston vaatimustenmukaisuussäännösten noudattamiseksi.

”Lakisääteisten vaatimusten ymmärtäminen on mahdollistanut meidän kehittämään kalustonhallintamoduulin, joka tarjoaa täyden valikoiman rajapintoja, järjestelmiä ja kehotteita, joilla varmistetaan, että jokainen ajoneuvo täyttää kaikki vaatimustenmukaisuusruudut ja että ajoneuvoja sekä kalustoa käytetään optimaalisella hyötysuhteella.”

Fargon kalustonhallintajärjestelmän ominaisuudet tarjoavat monia etuja:

• Täysin digitalisoitu kalustonhallintajärjestelmä, jonka varma ja luotettava toiminta  varmistaa kaluston huoltoaikataulut.
• Mobiililaitteen kuten puhelimen avulla kuljettajat voivat lähettää työaikaraportit, viat, kulut, polttoainearvonnat ja vastaanottaa työohjeet digitaalisesti, kaikki yhdestä paikasta.
• Tallentaa sertifikaatit, ajokortit sekä luvat, voimassaolon päättymispäivät, vaaratilanteet, ammattikortit, suositukset ja ADR-todistukset. Näiden tietojen avulla voidaan varmistaa kuljettajan sopivuus suunniteltuun kuljetustehtävään, että työhön käytetään oikeita ja luvallisia resursseja.

Asiakkailta

ATL:n kalustojohtaja Jamie Woodward sinetöi järjestelmän hyväksynnän kaikilta moduulin käyttäjiltä ja sanoo järjestelmästä: ”Olemme mahdollisesti TOPS-kalustonhallintajärjestelmän suurimpia puolestapuhujia, ja käytämme moduulin kaikkia osa-alueita. Se vähentää monia paperitöitä ja antaa meille mahdollisuuden tarjota erittäin tehokkaan paperittoman palvelun. Edut, jotka meidän mielestämme erottuivat muista, saivat meidät ottamaan tekniikan käyttöön, ovat sen kuljetustensuunnittelu sekä hallintaominaisuudet, moduulin kyky hallita rikkoutumisia ja miten se hallitsee sujuvasti kuljettajiamme. Ajokorttitarkastuksista palkanlaskentaan, lomarahoihin, kuljettajien ammattipätevyyskortteihin ja raskaiden ajoneuvojen katsastustarkastuksiin.”

Vihreää valoa Macintyre Transportin kalustoinsinööriltä Alan Collierilta. Alan sanoo: ”Ostotilausprosessiamme digitaalisesti hallinnoiva TOPS-kalustonhallinta on täysin integroitu ja kohdistaa jokaisen ostotilauksen suoraan tekijään. Se tuo kontrollia ja tehokkaampaa hallintaa rahankäyttöömme.” 

Chloe Goddard, Macintyren ajokaluston valvoja, lisää: ”Kun poistamme kuljettajiltamme kaikki hallinnolliset vaatimukset kuljetuksien aikana, teknologia antaa heille mahdollisuuden keskittyä asiakkaidemme odotusten täyttämiseen ja ylittämiseen.”

Ross Mitchell, John Mitchell Haulage and Warehousingin kuljetustoimintojen johtaja, lisää: ”TOPS-investointimme kasvattaminen vuonna 2019 mahdollisti täysin sähköiseen käsittelyyn siirtymisen, ja tavoitteena oli saavuttaa ansaitun tunnustuksen operaattorin asemassa. (DVSA earned recognition: accredited vehicle operators)

”Käyttämällä innovatiivista TopsTMS®-ohjelmistoa annamme meille täydellisen näkyvyyden kuljetusaikataulu- ja huoltotietoihimme ja osoitamme vaatimustenmukaisuutemme. TOPS raportoi kaluston huoltotiedot automaattisesti UK:n DVSA:n (UK:n kuljettaja- ja ajoneuvostandardi toimisto) vaatimalle tasolle, mikä auttaa meitä ylläpitämään ansaitun tunnustuksen.”

Useimmille logistiikkayrityksille vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on olennainen osa liiketoiminnan jatkamista ja kannattavuutta. Kuitenkin asian vakavuus asiassa ilmenee, kun heitä pyydetään osallistumaan julkiseen tutkimukseen liikennekomissaarin edessä, tämä käy nopeasti selväksi niille, jotka huomaavat rikkovansa lakia.

Peter Bennett, VARTAN Consultancyn kuljetusvaatimustenmukaisuuden asiantuntija, selittää: ”’Kutsu julkiseen kyselyyn’ -kirjeen vastaanottamista ei pidä aliarvioida – ja hyvästä syystä. Koska on olemassa todellinen riski, että liikenteenharjoittajan toimilupaa ja liikenteestä vastaavaa henkilöä (liikenteenharjoittajia) vastaan ryhdytään sääntelytoimiin, kutsu julkiseen kyselyyn (tai alustavaan kuulemiseen) olisi otettava vakavasti.

”Se antaa sinulle mahdollisuuden osoittaa liikennekomissaarille, että olet ratkaissut kuulemiseen johtaneet ongelmat ja että voit luottaa siihen, että toimit vaatimusten mukaisesti. Kun liikennöintilupa myönnetään, siinä mainitut henkilöt ilmoittautuvat noudattamaan 11 sitoumusta. Olen useaan otteeseen nähnyt yrityksiä, jotka eivät ole ymmärtäneet näitä vaatimuksia ja noudattamatta jättämisen seurauksia.”

Julkisen tutkinnan tuomioistuinmainen menettely voi olla erittäin paineistettu, stressaava ja emotionaalisesti uuvuttava kokemus liikenteenharjoittajille ja liikenteestä vastaaville henkilöille.

”Kuljetusten vaatimustenmukaisuuden asiantuntijana minua on pyydetty kommentoimaan monissa julkisissa kyselyissä. Kun otetaan huomioon liikennekomissaarin valta vaikuttaa mahdollisesti uraa ja liiketoimintaa muuttaviin seurauksiin, on järkevämpi liiketoimintapäätös toimia laillisesti ja säännösten noudattamista koskevien vaatimusten mukaisesti, kuin vaarantaa koko toimeentulosi.

Jim Slade päättää: ”Saatuamme maineen Britannian pitämisestä liikkeessä Covid-vuosien aikana ja tavaroiden liikkumista ja varastointia koskevat vaatimukset eivät osoita laantumisen merkkejä, niiden noudattamista on pidettävä yhtenä yrityksen tärkeimmistä KPI-mittareista. Kaikkien vaatimusten mukaisten tietojen sekä kuljetuksissa tarvittavien tietojen kerääminen, TOPS-kalustonhallintamoduuli on logistiikka-alan aliarvioitu sankari. Kehotamme siksi asiakkaita, jotka eivät ole ottaneet sitä vielä käyttöön tai eivät käytä sitä täysimääräisesti, tarkastelemaan uudelleen sen toiminnallisuuksia ja ottamaan yhteyttä Fargosystemsiin saadakseen lisätietoja.”

Käännös alkuperäisestä https://www.fargosystems.com/2023/01/the-cost-of-compliance/